Seguro que conoces el caso de empresas de toda la vida que funcionan como muchas otras pequeñas empresas españolas. Es decir, con una libreta, una calculadora, y el bolígrafo en la oreja. Donde los pedidos se anotaban a mano, las facturas se redactaban en papel y los cierres de mes eran horas y horas sumando columnas en hojas cuadriculadas, que incluso te hacían cerrar la empresa para poder hacer el famoso inventario.
¿Te suena verdad? Eran otros tiempos cuando la gestión era lenta, propensa a tener errores. Pues bien, por suerte eso ha cambiado…o no. Porque son muchas las empresas que todavía siguen con este sistema digno de la prehistoria
Yo puedo hablar bien de este tema porque lo he vivido en mis carnes, en la empresa familiar que tenemos de venta de maquinaria de oficina. Mi padre hacía todo lo que os he contado a mano. Hasta que con el paso de los años llegué yo, el benjamín de la familia, que llegó con la tecnología debajo del brazo. Ahora bien, no te creas que se trata de la IA o de la Nasa, era tan simple como ponerle un poco de sentido común.
El punto de inflexión llegó en 2020, justo antes de la pandemia, cuando un retraso en la entrega de un pedido, debido a un fallo en el registro manual, provocó la pérdida de un cliente importante. Fue entonces cuando le dije a mi padre que esto no podía seguir así.
Era necesario un programa de gestión. En mi caso me decidí por ERPLoop, un software de facturación y planificación de recursos que, aunque inicialmente, resultó ser un cambio radical en el funcionamiento de la empresa.
Beneficios
Es cierto que la transición no fue inmediata. Al principio, el equipo, o bueno, mejor dicho, mi padre que estaba acostumbrado a “verlo todo en papel”, mostró cierta resistencia. Él siempre es así, porque si fuera por él todavía estaríamos cambiando el canal de la televisión con el palo de la escoba. Pero tras una breve formación y una semana de prueba, las ventajas fueron evidentes.
Por ejemplo, este programa nos permitió generar facturas en segundos, con datos ya cargados y verificados. Los errores tipográficos y de cálculo desaparecieron, y los informes financieros comenzaron a ser más claros y fiables. La verdad es que daba pena ver las facturas que hacia mi padre con faltas de ortografía.
También nos sirvió, y esto es algo que yo le había insistido siempre a mi padre, para controlar el inventario en tiempo real. Os juro que antes, conocer el stock implicaba bajar al almacén, revisar físicamente y hacer cuentas durante varias horas. Ahora, el programa actualiza automáticamente cada movimiento de entrada o salida, evitando roturas de stock y facilitando los pedidos a proveedores.
Y al final todo esto es ahorro de tiempo y de dinero. Y es algo que eso le pude demostrar fácilmente a mi padre. He calculado que ahora dedicamos un 60% menos de tiempo a tareas administrativas. Os juro que lo que antes me llevaba dos tardes al mes, ahora lo resuelvo en media hora. Y eso me permite dedicar más tiempo a buscar nuevos clientes o mejorar el servicio. Y esto es así.
Y algo que no se ve pero es la realidad, es que mejora el trato con el cliente. Al tener acceso instantáneo al historial de pedidos, facturas y preferencias de cada cliente, los comerciales pueden ofrecer un servicio más personalizado y rápido. Nos hemos vuelto más profesionales, y eso se nota en todos los aspectos. Ellos lo valoran, nosotros lo notamos.
Además, esta información que nos facilita el programa ha sido clave para optimizar campañas de marketing y ajustar la estrategia comercial. Una estrategia que todavía no habíamos tocado, pero que es esencial hoy en día.
Es cierto, que está demostrado que algunos empresarios todavía creen que invertir en un programa de facturación es un lujo reservado a grandes compañías. Pero la experiencia dice, y os lo digo de corazón, que no es así. En menos de seis meses pudimos comprobar el ahorro en tiempo, el incremento en eficiencia y la mejora del servicio al cliente habían compensado sobradamente el coste de la suscripción a un programa de estas características.
Y ya para finalizar os puedo decir que hemos pasado de ser una empresa que reaccionaba a lo que pasaba y a las circunstancias, a una que planifica y controla. Y todo empezó cuando dejamos la calculadora en el cajón. Aunque os diré un secreto, mi padre, ya jubilado, la sigue teniendo y de vez en cuando certifica las cuentas. Él es así.
