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Las oficinas del siglo XXI son espacios abiertos y colaborativos.

Oficina siglo XXI

Muchas de las oficinas que encontramos en la actualidad son grandes salas diáfanas, con mesas de trabajo y espacios de reunión distribuidos en su interior. Lo que facilita la colaboración entre los trabajadores y la flexibilidad para realizar distintas tareas. Un centro de trabajo que se aparta de la tradicional oficina compartimentada.

La oficina abierta, que es como se llama a este modelo de oficina, es mucho más que una forma de distribuir el espacio. Suele venir aparejada con una mayor flexibilidad de horarios y de funciones.

Rafael trabaja en una agencia de diseño web y marketing digital. Las oficinas están ubicadas en el entresuelo de un bloque de pisos cerca de la Glorieta de Embajadores, en Madrid. En otro tiempo, albergó una peluquería o algo parecido. Se han tirado todos los tabiques internos. Ahora cuenta con 40 metros cuadrados diáfanos para una decena de empleados. Tienen mesas de trabajo repartidas por toda la sala y una gran mesa a un lado donde se sientan cuando tienen que tener una reunión central. “Para cambiar de actividad” – nos dice Rafael – “basta con levantarse de una silla y sentarse en otra.”

Rafael programa aplicaciones informáticas. Si necesita que pedir consejo a su compañero de diseño web basta con que le haga un gesto. Se sienta en la mesa de al lado. El lugar incita a la colaboración. De esta forma el trabajo sale más rápido y con mayor calidad.

Todo en la oficina de Rafael no son ventajas. Dice que echa en falta un poco de privacidad para según qué cosas. “Parecemos un coworking” – exclama – “aunque todos trabajemos en la misma empresa”. Ahora la dirección ha encargado a Veima, una empresa de Burgos que lleva dedicándose a acondicionar oficinas desde hace más de 40 años, que les instale unas cabinas con mamparas que separen el despacho del director y la zona de reuniones del resto de la sala. Rafael espera que con estas acciones mejoren algunas cosas en la oficina.

La huella de Silicon Valley.

El formato de las oficinas abiertas está inspirado por el ambiente colaborativo de Silicon Valley. El parque empresarial que se hizo famoso a principios de este siglo por albergar la sede de grandes multinacionales tecnológicas como Google, Facebook, Adobe, etc. Así como de muchas Start Ups exitosas.

Centros de trabajo que presumen de su ambiente informal y moderno, tan diferente de los tradicionales despachos de profesionales, que han servido de modelo para la mayoría de oficinas.

Silicon Valley, en realidad, nace 50 años antes de que la mayoría de los mortales conociéramos su existencia.

El profesor Frederick Terman, de la Universidad de Stanford, en Palo Alto (California), decide aprovechar unos terrenos vacíos, propiedad de la universidad, para instalar centros operativos en los que los estudiantes de las carreras técnicas pudieran desarrollar sus proyectos.

Más que un espacio de trabajo, aquellas salas prefabricadas, casi como naves industriales, presentaban un ambiente de estudio. Estudiantes de los últimos cursos colaboraban entre sí para realizar trabajos prácticos.

Algo que diferencia a las universidades americanas de las europeas es su conexión con el tejido empresarial. Muchos de estos trabajos se venden o se realizan para empresas. Los trabajos están ligados a las necesidades concretas de la producción. Fruto de esta orientación surge H-P. La empresa de software y hardware que fue una de las primeras empresas tecnológicas de Silicon Valley. Montada por dos jóvenes licenciados informáticos, William Hewlett y David Packard, se sirven de los contactos de la universidad para trabajar para la NASA y el Pentágono antes de dar el salto al mercado.

Las grandes empresas tecnológicas no nacieron en un garaje como se ha pretendido difundir. Si no en espacios de prácticas de la universidad. Conservando ese espíritu colaborativo de estudiantes que están realizando trabajos universitarios, y que luego se ha sabido transmitir al ambiente laboral.

Oficinas abiertas.

Cuando concluyó el confinamiento del COVID-19, en agosto del 2021, el periódico El Economista publicó un artículo en el que señalaba que la vuelta a la oficina vendría marcada por la creación de espacios de trabajo más flexibles, dinámicos y colaborativos.

En cierto modo, la profecía se ha cumplido. Muchas empresas han optado por instaurar un sistema de trabajo mixto. En el que una parte de la plantilla teletrabaja en su casa varios días a la semana y cumple el resto de su jornada semanal en las instalaciones de la empresa. De esta forma se optimiza el espacio y se abaratan costes.

Otra de las tendencias que está cogiendo fuerza en el panorama empresarial es el trabajo por objetivos. Ya no importa tanto a qué hora se entra y se sale del puesto de trabajo, sino que los encargos se entreguen en etapa. Aunque parece que este planteamiento resulta más cómodo para los trabajadores, en los hechos se hacen más horas que con el sistema de 40 horas. Sometiendo a los trabajadores, en ocasiones, a altos niveles de estrés continuado.

En esta dinámica se crean equipos de trabajo naturales, no conformados por la empresa. Los trabajadores buscan apoyo en compañeros para sacar las tareas a tiempo. Creando relaciones de sinergia que se retroalimentan. Un compañero ayuda a otro en un momento determinado y le pide ayuda cuando lo necesita.

Para este funcionamiento, las oficinas abiertas crean un ambiente favorable. Que todos los trabajadores, con independencia de su especialidad, trabajen en la misma sala, facilita que unos colaboren con otros.

Ventajas e inconvenientes de las oficinas abiertas.

La consecuencia de este modelo de oficina parece ser un aumento de la productividad, pero tiene más beneficios. Estas son algunas ventajas que presentan las oficinas abiertas respecto al modelo tradicional de oficina:

  1.  Mayor colaboración y comunicación entre los trabajadores.
  2. Fomento de la creatividad y la innovación.
  3. Mayor flexibilidad y adaptabilidad del espacio.
  4. Mejora del ambiente laboral y la cohesión en la empresa.
  5. Mayor eficiencia en la gestión del espacio.
  6. Facilita la supervisión y el trabajo en equipo.
  7. Mayor transparencia y accesibilidad.

A pesar de todo, las oficinas abiertas también presentan ciertos inconvenientes. Estos son algunos de ellos:

  1. Distracciones y ruido excesivo.
  2. Falta de privacidad y dificultad para la concentración.
  3. Posibles conflictos por incompatibilidad entre algunos trabajadores.
  4. Menor seguridad de la información.
  5. Mayor exposición a enfermedades y contagios.
  6. Dificultad para realizar llamadas o videoconferencias sin interrupciones.
  7. Falta de espacios personales para el descanso o las reuniones privadas.

Estos son algunos desafíos a los que se enfrentan las oficinas abiertas. Problemas que las empresas que apuestan por este modelo de centro de trabajo se esfuerzan por solucionar.

La oficina abierta es un formato de oficina que va ganando terreno a la oficina tradicional. Esos centros de trabajo en los que el espacio se encuentra compartimentado, los trabajadores acuden uniformados con sus trajes y están sometidos a una jornada de trabajo rígida y preestablecida.

La oficina abierta ha demostrado crear un mejor ambiente laboral y unas mejores condiciones de trabajo, lo cual repercute en un aumento de la eficiencia de los trabajadores. En sectores productivos ligados a las nuevas tecnologías es el modelo imperante, y en otros, como los estudios de arquitectura e ingeniería, se están haciendo cada vez más habituales.

Las oficinas multifunción.

La web de servicios inmobiliarios Nirvana Real State nos habla de las oficinas multifunción. Un paso más allá en las oficinas abiertas.

Se trata de oficinas que presentan en sus instalaciones espacios para el ocio, la relajación, la comida o prestan servicios que facilitan la conciliación laboral y familiar.

Ya que pasamos gran parte de nuestra vida en el trabajo, que mejor que crear espacios laborales para vivirlos. Lugares en los que cuando necesitemos tomar un café a media mañana no tengamos que bajar a la cafetería de la esquina o pedir un café para llevar. Para eso disponemos de una sala en la que tomarnos el café tranquilamente y luego volver a ponernos delante del ordenador con las energías renovadas.

Algunas de estas oficinas tienen un futbolín en el que los trabajadores juegan cuando están saturados y montan pequeñas liguillas. Intentando siempre que el ocio no le coma terreno al trabajo.

Las oficinas han dejado de ser ese lugar gris en el que no tenemos más remedio que acudir a las 9 de la mañana todos los días para cobrar un sueldo a fin de mes, y se están transformando en un espacio en el que nos realizamos profesionalmente, nos divertimos y hacemos vida social con los compañeros.

Hay muchas maneras de organizar una oficina multifunción. Un modelo que se puede aplicar en oficinas grandes y pequeñas. Sin duda, uno de los referentes en este aspecto son las oficinas de Google. La oficina que el gigante de internet tiene en la Torre Picasso de Madrid dispone, entre otras cosas, de una sala de videojuegos con consolas X-Box, un gimnasio para empleados y una cafetería con billar.

Google ha utilizado las oficinas multifunción para atraer el talento a su empresa, no solo con las condiciones salariales, sino mejorando el ambiente en los centros de trabajo.

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