Si bien un software de gestión hotelera todo en uno ofrece varios beneficios sólidos, el más destacado es la cantidad reducida de tiempo que dedicaría a cambiar entre múltiples aplicaciones y pestañas del navegador.
Además, no tendrás que capacitar al personal para aprender sobre múltiples aplicaciones.
En este artículo, vamos a ver las ventajas y desventajas de las suites de software todo en uno para hoteles independientes. Nos vamos a centrar en los hoteles pequeños y medianos, ya que los hoteles más grandes a menudo necesitan soluciones más sofisticadas y personalizadas.
Tal y cómo nos señalan los profesionales en enseñanza de hostelería Forma Hostel, es importante no mezclar soluciones «todo en uno» y «plataformas»:
- Una solución todo en uno es una suite de administración completa para su hotel (que generalmente incluye un sistema de administración de propiedades, un administrador de canales y un motor de reservas)
- Una plataforma es una aplicación que permite que otras aplicaciones (como un sistema de gestión de propiedades, un administrador de canales y un motor de reservas) se conecten entre sí.
Pros / Ventajas de las soluciones de software hotelero todo en uno
Asequibilidad
Al usar una suite de recepción todo en 1, no necesitarás hardware adicional, actualizaciones, soluciones de respaldo o un consultor de TI en la nómina. Solo tendrás que pagar una cuota fija anual o mensual.
A largo plazo, las soluciones todo en uno resultan ser más baratas.
Con la «agrupación», la asequibilidad es una gran ventaja. Por ejemplo, si ya estás utilizando un Channel Manager de una plataforma de gestión hotelera, puede ser fácil y conveniente elegir tu motor de reservas por una cantidad nominal adicional, especialmente cuando no deseas gastar cientos de euros en conectar diferentes aplicaciones.
Es importante tener en cuenta que también ahorrarás en costos de configuración, ya que tendrás que instalar solo un sistema. Esto hace que todo el proceso sea mucho más simple, lo que eventualmente significa: menos tiempo invertido = menos costo.
Finalmente, puedes estar seguro de que mantendrás costos continuos más bajos: después de todo, solo tendrás una aplicación que mantener. Capacitar a tu personal también será más fácil, ya que no tendrán que aprender sobre múltiples sistemas y sus sutilezas.
Experiencia del usuario
Cuando utilizas varios sistemas integrados entre sí, aún necesitas lidiar con diferentes características, interfaces de usuario y programas de capacitación. En pocas palabras, no hay nada común o centralizado, lo que hace que todo sea un proceso tedioso y lento.
Por otro lado, una suite de productos integrada te brinda una mejor experiencia sin la molestia de administrar diferentes plataformas de hospedaje. Una solución integral es más fácil de usar y puede ser fácilmente aprendida por los miembros del personal.
Control general
Una plataforma de tecnología hotelera todo en uno te brinda un control centralizado sobre todas las operaciones de tu hotel. Obtienes informes consolidados de tus reservas, distribución online, marketing, reservas y generación de ingresos, todo en un solo lugar. Como tal, se vuelve fácil para ti realizar un seguimiento de tu rendimiento y elaborar estrategias para expandir tu negocio hotelero.
¿Recuerdas los buenos viejos tiempos? ¿Cuándo si cambiabas la configuración de una habitación, tenías que hacerlo primero en el sistema de administración de propiedades, luego en tu administrador de canales y finalmente en el motor de reservas del sitio web? Además, mientras hacías todo eso, tenías que preguntarte si cada conexión funcionaría correctamente. Los tiempos han cambiado, y cambiar la instalación y configuración de tu propiedad es fácil. Solo hay un lugar desde donde se necesita hacer todo.
Soporte y problemas técnicos
Con un programa todo en 1, experimentas menos problemas de conectividad. Un trío integrado de un sólido motor de reservas, administrador de canales y PMS te ayuda a administrar las tarifas y el inventario en tiempo real en múltiples canales de distribución. Por lo tanto, cada cambio en cualquiera de los sistemas se refleja instantáneamente en múltiples lugares.
En caso de que experimentes algún problema, no saltarás de un proveedor a otro. Con un software hotelero todo en uno, solucionar problemas se vuelve más fácil y simple.
Configuración y formación
Con una solución todo en 1, utilizarás solo un programa integrado. Por lo tanto, no tendrás que preocuparte por la configuración separada y el costo de capacitación para cada aplicación. Del mismo modo, será más fácil capacitar a tu personal y podrás garantizar un proceso de incorporación sin problemas.
Posteriormente, dicho software hotelero ahorra esfuerzos y tiempo después de la capacitación del personal. Todos los miembros de tu equipo deberán poseer el conocimiento de un solo sistema. Dado que esto será más fácil de entender, los períodos de entrenamiento se acortarán, permitiendo que el trabajo continúe como de costumbre.
Contras / Desventajas de las soluciones de software hotelero todo en uno
Calidad general del producto
Así que aquí está la cosa, las empresas que intentan hacer todo generalmente hacen productos pobres. Bueno, ¡no puedes tenerlo todo! Por ejemplo, no es posible hacer ordenadores portátiles baratos pero bien diseñadas y de alto rendimiento, o Apple tendría muchos competidores para sus productos MacBook.
Muchas empresas que «agrupan» diferentes productos resultan ser mediocres o simplemente «lo suficientemente buenas». Si tienes suerte, es posible que puedas tener en tus manos una oferta central increíble, pero las otras integraciones aún serían promedio.
Al elegir un sistema de gestión hotelera todo en uno, trata de centrarte en el producto principal y no esperes demasiado de los que lo rodean.
Integraciones
Con diferentes plataformas, te encuentras con muchos problemas de integración, bases de datos complejas distintas y la molestia de mantenerse en contacto con múltiples proveedores. Con el tiempo, todo esto se convierte en un trabajo duro adicional que podría haberse evitado fácilmente. Una solución todo en uno simplemente significa menos problemas de integración.
Por otro lado, también significa que tendrás menos integraciones y conexiones con aplicaciones de terceros. A largo plazo, esto puede convertirse en un problema, ¡especialmente para los hoteles más grandes! ¿Qué sucede si deseas utilizar un sistema CRM profesional para administrar la comunicación y el marketing con los huéspedes? ¿Qué sucede si necesitas una solución de auto check-in sin contacto o un quiosco de auto check-in?
La mayoría de las veces, los fabricantes de software todo en uno son reacios a abrir sus sistemas a terceros. Afortunadamente, esa mentalidad está cambiando y la conectividad está mejorando.
El único proveedor será responsable de proporcionar medidas consistentes para mantener seguros los datos y la tecnología.
Flexibilidad general
Si bien una solución de gestión hotelera todo en uno te permite a ti y a tu equipo automatizar muchas tareas, si no te gusta una funcionalidad o una parte de la suite, no puedes simplemente cambiar a algo diferente. Con un sistema así, siempre es todo o nada, y esto a veces puede convertirse en un problema real.
Pro & Contra de las soluciones de software hotelero todo en uno
Solo un proveedor de tecnología
Como se mencionó anteriormente, es mejor tratar con un solo proveedor con respecto a problemas y consultas. Si bien necesitas la ayuda de un proveedor con áreas problemáticas, no significa que no tengas que mantenerte en contacto para otras cosas.
Con diferentes proveedores, se vuelve difícil manejar múltiples pagos, contratos y otros detalles. Mantener la comunicación con múltiples partes puede ser un proceso tedioso y lento.
Por otro lado, tener un solo proveedor significa que tiene una mayor dependencia del proveedor y menos apalancamiento, ya que puede ser más difícil pasar a una solución completamente diferente.
Conclusión de las soluciones de software hotelero todo en uno
Además de ayudarte a reducir el exceso de reservas, mantener fácilmente la paridad de tarifas y permitir informes más fáciles, elegir una solución todo en uno para su hotel te ayudará a:
- Ahorrar tiempo: muchas tareas manuales serán automatizadas.
- Aumentar los ingresos: más reservas directas y menos comisiones.
- Aumentar la satisfacción de los huéspedes: podrás gestionar las reservas y solicitudes de los huéspedes en tiempo real para reducir el mal manejo.
A estas alturas, está bastante claro que la automatización y la estancia del huésped sin contacto es el futuro de la industria hotelera, y cuanto antes te subas a bordo, más clara será la ventaja sobre tus competidores. La tecnología hotelera todo en uno te permite lograr este objetivo en tu propiedad.
